Rozliczanie kierowcy w transporcie krajowym w 4Trans. Jak to wygląda krok po kroku?

Samodzielne rozliczanie kierowców często kojarzy się z żmudną pracą. W praktyce przy dobrze ustawionym programie rozliczenie kierowcy krajowego sprowadza się do kilku powtarzalnych kroków: wczytania danych, sprawdzenia ich ciągłości, analizy naruszeń, przygotowania delegacji i wyliczenia ewidencji.

Wpis pokazuje, jak wygląda ten proces w programie 4Trans z modułami TachoScan, Rozliczenia i Manipulacje. Ten wariant jest przeznaczony dla firm wykonujących:

• transport krajowy,
• międzynarodowe przewozy bilateralne (Polska – zagranica – Polska),
• transport na potrzeby własne, w kraju i za granicą – np. firmy produkcyjne, które przewożą własne wyroby.

Obejmuje analizę naruszeń z tachografów cyfrowych i analogowych, rozliczanie delegacji krajowych, ewidencję i rozliczanie czasu pracy kierowców oraz raporty zgodne z ustawą o czasie pracy kierowców. O tym, dlaczego w ogóle warto rozliczać kierowców samodzielnie, przeczytasz we wpisie Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców. Ile to trwa i kiedy się opłaca?

Krok 1. Wczytanie danych z kart kierowców i tachografów

Pracę zaczyna się od wczytania plików z kart kierowców. Można to zrobić ręcznie albo automatycznie – np. z systemu GBox, z którego pliki trafiają do programu same i czekają na import. Warto wczytywać również dane z tachografów.

Program można ustawić tak, aby przy wczytywaniu danych z karty kierowcy od razu importowały się przejścia graniczne. Nie trzeba wtedy osobno pobierać wjazdów i wyjazdów za dany miesiąc, co oszczędza sporo czasu.

Ręczne wczytywanie danych ułatwia czytnik, o którym więcej we wpisie TachoReader Combo Plus. Jak uprościć pobieranie danych z tachografów i kart kierowców?

Krok 2. Kalendarz ciągłości danych i nieobecności

Po wczytaniu danych warto zajrzeć do kalendarza ciągłości. Od razu widać na nim, do którego dnia dane kierowcy są kompletne i gdzie czegoś brakuje. Na kalendarzu nanosi się też nieobecności, np. urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie – wystarczy zaznaczyć dni i zmienić ich typ.

Kalendarz pokazuje również brakujące wpisy manualne. Jeśli kierowca nie uzupełnił np. weekendowej przerwy między wyjęciem karty w piątek a włożeniem jej w poniedziałek, program może wystawić zaświadczenie o czasie wolnym od pracy lub odpoczynku, podpowiadając godziny z karty. Zaświadczenie można wydrukować albo tylko zapisać w systemie – dzień zmienia wtedy kolor na kalendarzu.

Obowiązku wystawiania takich zaświadczeń (tzw. urlopówek) już nie ma. Kluczowe jest nauczenie kierowcy robienia wpisów manualnych, a gdy zapomni – wykonania wydruku z tachografu i opisania na nim brakującego okresu aktywności. Zaświadczenie w programie warto jednak wystawić. Usuwa ono naruszenie z analizy, a w razie kontroli pozwala pokazać, że brak wpisu został w firmie odnotowany.

Krok 3. Analiza naruszeń kierowcy

Kolejny krok to analiza naruszeń. Na początku może wydawać się trudna, ale samodzielna analiza jest też świetną nauką – osoba rozliczająca coraz lepiej rozumie przepisy i może pomagać kierowcom zrozumieć niuanse czasu pracy. Przy każdym naruszeniu program podaje przepis, którego dotyczy, wraz z przykładem.

Oto dwa typowe przykłady naruszeń u kierowcy krajowego:

• Brak symbolu państwa. Karta nie zawiera symbolu państwa zakończenia lub rozpoczęcia dziennego okresu pracy. Po dwukrotnym kliknięciu w naruszenie program otwiera wykres z danego dnia. W omawianym przykładzie kierowca 4 kwietnia nie wprowadził kraju zakończenia, a 6 kwietnia – kraju rozpoczęcia, czyli zabrakło dwóch wpisów „PL”.
• Przekroczony limit 10 godzin pracy w porze nocnej. Kierowca zakończył pracę o 0:31, a pora nocna w firmie była ustawiona od 0:00 do 4:00. Łączny czas jazdy i innej pracy wyniósł 11 godzin 22 minuty przy normie 10 godzin. Do tego limitu nie wlicza się odpoczynków, tylko sumę jazdy i innej pracy.

Raport naruszeń można wydrukować – na pierwszej stronie jest miejsce na podpis kierowcy, a dalsze strony zawierają parametry z taryfikatora, czyli ocenę ryzyka według polskich przepisów. Nie ma obowiązku drukowania raportu, ale porządkuje on rozmowy z kierowcą. Ważniejsze od wydruku z programu są jednak wydruki z tachografu, które kierowca wykonał przy naruszeniu – warto je dołączyć do raportu. Jak prawidłowo opisać naruszenie na takim wydruku, wyjaśnia wpis Powrót kierowcy co 4 tygodnie i art. 12. Jak dokumentować powroty i opisywać naruszenia?

Krok 4. Delegacje krajowe na wykresie tygodniowym

W transporcie krajowym rozlicza się delegacje. Robi się to na wykresie tygodniowym, po włączeniu obsługi delegacji i wybraniu zakresu dat.

Kierowcy codziennie wracający na bazę. Wystarczy zaznaczyć opcję „Oznacz wiele odpoczynków na bazie”. Na wykresie pojawiają się wtedy znaczniki odpoczynku na bazie, a program tworzy delegacje z całą dietą, połową diety albo bez diety, jeśli podróż trwała krócej niż 8 godzin. Delegacje za cały miesiąc są gotowe w kilka sekund. W omawianym przykładzie kierowca uzbierał 12,5 diety po 45 zł, czyli 562,50 zł.

Delegacje wielodniowe. Odpoczynki na bazie wstawia się ręcznie w miejscach, gdzie kończy się dany wyjazd – np. po czterech czy pięciu dniach. Program doliczy wtedy także ryczałty za noclegi (w przykładzie po 67,50 zł). Ten sam kierowca przy delegacjach wielodniowych uzbierał 19,5 diety i ryczałty za noclegi, łącznie 1687,50 zł. Kwota delegacji nie podlega oskładkowaniu ani opodatkowaniu.

Gotowe delegacje można wydrukować, zapisać do PDF lub Excela albo wysłać mailem do działu kadr i płac. Delegacje da się też skracać, wydłużać i usuwać, więc łatwo poprawić pomyłkę – o ile administrator programu nadał użytkownikowi odpowiednie uprawnienia.

Gdy kierowca krajowy wyjeżdża za granicę

Delegacja krajowa obejmuje tylko przewozy z załadunkiem i rozładunkiem w Polsce. Gdy kierowca zaczyna przewóz z załadunkiem w kraju i rozładunkiem np. w Niemczech, delegacja krajowa się kończy. Przy przewozie bilateralnym wyłącza się wtedy na wykresie uwzględnianie delegowania.

Przykład: kierowca jedzie z bazy w Warszawie do Skoczowa z pierwszym ładunkiem, a potem ładuje się w Krakowie i jedzie na Węgry. Odcinek Warszawa – Skoczów można rozliczyć jako delegację krajową. Po rozładunku w Skoczowie delegacja krajowa się kończy, a dojazd do Krakowa jest już częścią trasy międzynarodowej, dla której liczy się ulgi w delegowaniu.

Krok 5. Wyliczenie i wydruk ewidencji czasu pracy

Ostatni krok to ewidencja czasu pracy. Jeśli program jest dobrze wdrożony i połączony z dokumentacją wewnątrzzakładową, wystarczy kliknąć „Wylicz”. Zrozumienie tego, co pokazuje ewidencja, to kwestia doświadczenia i szkoleń, ale technicznie jej przygotowanie jest bardzo proste.

Wynik zależy od ustawień wprowadzonych podczas wdrożenia, m.in.:

• systemu czasu pracy (podstawowy lub równoważny),
• okresu rozliczeniowego (jedno-, trzy- lub czteromiesięcznego),
• sposobu oddawania wolnego za soboty – klasycznie albo jako tzw. ruchomy dzień wolny,
• tego, czy w systemie równoważnym dni puste mają się zerować, a godziny rozkładać na dni pracy.

Ewidencję warto wydrukować z dwóch powodów. Po pierwsze, trzeba ją przechowywać przez 10 lat. Może to być forma elektroniczna, ale ewidencję podpisaną przez kierowcę znacznie łatwiej obronić w sądzie pracy czy w sporze z kierowcą – choć podpis nie jest obowiązkowy. Po drugie, ewidencja spełnia wymóg rejestrowania dyżurów. Od maja 2022 roku trzeba na niej wykazywać dyżur z godzinami rozpoczęcia i zakończenia. Każdy kierowca ma dyżury w rozumieniu rozporządzenia 561/2006 i ustawy o czasie pracy kierowców – czym innym jest to, czy firma płaci za ten czas.

Więcej o tym, co musi zawierać ewidencja, przeczytasz we wpisie Ewidencja czasu pracy kierowców i wirtualne diety. Co musi wiedzieć firma transportowa?

Wykaz składników wynagrodzenia i wirtualne diety

Po wyliczeniu ewidencji warto wygenerować w module Rozliczenia raport „Wykaz składników wynagrodzenia”. Pokazuje on przeliczenie na złotówki składników krajowych – nadgodzin, godzin nocnych i dyżurów – oraz ulgi w ZUS i podatku dochodowym, czyli tzw. wirtualne diety.

W omawianym przykładzie składniki krajowe kierowcy wyniosły łącznie 5117,12 zł brutto. Kierowca wyjechał za granicę tylko ostatniego dnia miesiąca, więc wirtualna dieta wyniosła zaledwie 85,56 zł. Obniżyłaby ona podstawę ZUS tylko wtedy, gdyby wynagrodzenie brutto przekraczało przeciętne prognozowane wynagrodzenie. Tak nie było, więc w tym przykładzie z ulgi w ZUS się nie korzysta. Podstawę podatku obniża natomiast 1/3 tej kwoty, czyli 28,52 zł.

Zasady wirtualnych diet i aktualne kwoty opisują wpisy Ewidencja czasu pracy kierowców i wirtualne diety. Co musi wiedzieć firma transportowa? oraz Wynagrodzenie kierowcy w 2026 roku. Jak rozliczać dyżur, ryczałty i nadgodziny?

Moduł Manipulacje – ostrzeżenia z tachografu i karty

Moduł Manipulacje pozwala przeglądać ostrzeżenia z tachografu i karty kierowcy, np. jazdę bez karty czy braki zasilania. Pokazuje też m.in. sytuacje związane z tzw. zasadą jednej minuty. Z takich danych korzystają inspektorzy transportu drogowego, dlatego warto je znać. Moduł jest dołączany bezpłatnie do każdej licencji 4Trans w wersji niekomercyjnej, niezależnie od zestawu modułów. W wersji usługowej (komercyjnej) jest płatny.

Podsumowanie

Rozliczenie kierowcy krajowego w 4Trans to pięć kroków: wczytanie danych, sprawdzenie ciągłości i nieobecności, analiza naruszeń, delegacje krajowe i wyliczenie ewidencji. Raporty można drukować, zapisywać do PDF i Excela lub wysyłać mailem do kadr i płac.

Przy dobrze ustawionym programie rozliczenie jednego kierowcy zajmuje kilka minut miesięcznie, a z czasem praca idzie coraz szybciej. Jak wygląda rozliczanie kierowców wykonujących kabotaż i cross-trade, pokazuje wpis Rozliczanie kierowcy w transporcie międzynarodowym w 4Trans. Jak rozliczyć płacę zagraniczną krok po kroku?