Ewidencja czasu pracy kierowców to obowiązek każdej firmy zatrudniającej kierowców – niezależnie od tego, czy wykonuje transport krajowy, międzynarodowy, czy na potrzeby własne. W transporcie międzynarodowym dochodzą do tego zgłoszenia kierowców i tzw. wirtualne diety, które obniżają podstawę składek i podatku.
Wpis wyjaśnia, co musi zawierać ewidencja, jak ją przechowywać, kiedy trzeba zgłaszać kierowców do systemu Road Transport Posting Declaration i jak działają wirtualne diety po zmianach z 2023 roku.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców
Od 29 maja 2022 roku art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców ma nowe, krótsze brzmienie. Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy, aby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą.
Ustawa wymienia konkretnie, co musi znaleźć się w ewidencji:
- liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczba godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem, czy dyżur był pełniony w domu,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.
Przy porze nocnej warto pamiętać, że u kierowców występują dwie pory nocne: jedna istotna dla wynagrodzenia, druga – ograniczająca czas pracy kierowcy do 10 godzin. Z kolei godziny nadliczbowe pojawiają się u kierowców niemal zawsze, a w transporcie międzynarodowym trudno sobie wyobrazić ich brak.
Ewidencja musi uwzględniać dane z tachografu
Najważniejsza zmiana w art. 25 dotyczy źródła danych. Ewidencję prowadzi się z uwzględnieniem zapisów na wykresówkach, wydruków z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy oraz innych dokumentów lub rejestrów. Nie da się już prowadzić ewidencji bez tych danych – dotyczy to transportu krajowego, międzynarodowego i na potrzeby własne.
Niedopuszczalna jest więc sytuacja, w której ewidencja pokazuje pracę od 8:00 do 16:00, a karta kierowcy była włożona o 7:54 i wyjęta o 15:12. Taka ewidencja poświadcza nieprawdę.
Podstawą jest regularne pobieranie danych z kart i tachografów. Ułatwia to m.in. czytnik opisany we wpisie TachoReader Combo Plus. Jak uprościć pobieranie danych z tachografów i kart kierowców?
Czy przy ryczałtach można nie prowadzić ewidencji?
W ustawie o czasie pracy kierowców można znaleźć zapis, że przy ryczałtach pracodawca może nie prowadzić ewidencji. W praktyce to rozwiązanie jest kłopotliwe. Bez ewidencji trudno spełnić wymóg wykazywania dyżurów czy nieobecności, a w razie sporu z kierowcą przed sądem pracy firma będzie miała problem.
Sam ryczałt, np. po 100 zł za porę nocną, dyżury i nadgodziny, nie wystarczy. Ryczałty trzeba jeszcze rozliczyć, a bez ewidencji czasu pracy nie da się tego zrobić prawidłowo.
Jak i jak długo przechowywać ewidencję?
Ewidencję można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Nie ma obowiązku jej drukowania ani podpisywania. Mimo to podpisana przez kierowcę ewidencja jest bardzo cenna w sporach przed sądem pracy.
Pracodawca musi udostępnić ewidencję kierowcy na jego wniosek i przechowywać ją przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Jeśli firma zewnętrzna dostarcza ewidencje w formie plików PDF, obowiązek przechowywania spoczywa na przedsiębiorcy.
Tu pojawia się praktyczny problem. Na PDF-ie ani na papierze niczego nie da się poprawić. Gdy po kilku latach trzeba coś sprawdzić lub skorygować, przedsiębiorca bez własnego programu musi zwracać się do firmy zewnętrznej. Własne oprogramowanie, takie jak 4Trans, pozwala wrócić do danych w każdej chwili. Jak wygląda praca w programie, pokazuje wpis 4Trans w praktyce – krok po kroku: ewidencja i analiza czasu pracy kierowców.
Kiedy zgłaszać kierowców do Road Transport Posting Declaration?
Od 2 lutego 2022 roku kierowców wykonujących kabotaż lub przewozy typu cross-trade trzeba zgłaszać na platformie Road Transport Posting Declaration. Potocznie nazywa się ją IMI, choć IMI to szerszy portal, a nie sama platforma do zgłoszeń.
Kabotaż to przewóz wewnątrz innego kraju, np. Niemcy – Niemcy albo Francja – Francja. Cross-trade to przewóz między dwoma krajami innymi niż Polska, np. z Niemiec do Francji. Przewozy dwustronne Polska – zagranica i zagranica – Polska są wyłączone z obowiązku zgłoszeń.
| Rodzaj przewozu | Zgłoszenie kierowcy | Płaca zagraniczna |
|---|---|---|
| Dwustronny, np. Polska – Holandia – Polska | Nie | Nie |
| Kabotaż, np. Niemcy – Niemcy | Tak | Tak |
| Cross-trade, np. Niemcy – Francja | Tak | Tak |
| Autokar z polską wycieczką po Europie | Nie | Nie |
| Autokar zabierający po drodze pasażerów z innych krajów | Tak | Tak |
Wycieczka z polskimi pasażerami przez np. Austrię, Włochy i Chorwację z powrotem do Polski jest traktowana jak przewóz dwustronny. Inaczej jest, gdy autokar zabiera po drodze zagranicznych pasażerów, np. przy dowozach na lotniska lub do pracy.
Nawet gdy zgłoszenia i płaca zagraniczna nie są potrzebne, ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić zawsze. Gdy płacę zagraniczną trzeba rozliczać, pomaga w tym program Płaca Zagraniczna.
Delegacje i wirtualne diety – co warto wiedzieć?
Rozdział 3b ustawy o czasie pracy kierowców określa zasady wynagradzania kierowców w międzynarodowych przewozach drogowych. Zgodnie z art. 26f kierowca wykonujący takie przewozy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy. Delegacji i diet nie wypłaca się więc „po staremu”, choć wciąż się to zdarza.
Z tym wiąże się nieszczęśliwe określenie „wirtualne diety”. Kojarzy się ze starymi delegacjami, przez co część firm sądzi, że trzeba je wypłacać kierowcom. To błąd. Wirtualne diety to w rzeczywistości ulgi, które obniżają podstawę składek ZUS i podstawę podatku dochodowego przy wyliczaniu wynagrodzenia kierowcy. Kierowca nie dostaje ich do ręki.
Ile wynoszą wirtualne diety w ZUS i w podatku?
Od sierpnia 2023 roku art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców przewiduje ulgę w wysokości 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. O tę kwotę obniża się podstawę składek ZUS.
Podstawa składek po odliczeniu nie może być jednak niższa niż przeciętne prognozowane wynagrodzenie na dany rok. W 2025 roku było to 8673 zł brutto, a w 2026 roku jest to 9420 zł. Nie oznacza to, że od tej kwoty trzeba zawsze płacić ZUS. Jeśli kierowca np. przepracował tylko tydzień, a potem był na urlopie bezpłatnym, jego wynagrodzenie będzie znacznie niższe i składki płaci się od faktycznej kwoty.
Gdy kierowca nie spędza za granicą całego dnia, ulgę liczy się proporcjonalnie (art. 26h):
| Czas pobytu za granicą w danym dniu | Część ulgi | Kwota |
|---|---|---|
| do 8 godzin | 1/3 | 20 euro |
| od 8 do 12 godzin | 1/2 | 30 euro |
| powyżej 12 godzin | całość | 60 euro |
Program 4Trans liczy wirtualne diety dobami kalendarzowymi, od 0:00 do 24:00, zgodnie z wytycznymi ustalonymi z ministerstwem i ZUS przez ekspertów grupy Inelo (obecnie grupy Eurowag). Często jest to korzystniejsze niż liczenie „po staremu”. Przykład: kierowca wyjeżdża za granicę o 22:00 i wraca o 4:00 następnego dnia. Za każdy z tych dwóch dni przysługuje 1/3 ulgi.
W podatku dochodowym obowiązuje art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Zwolniona z podatku jest równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą – czyli 1/3 z 60 euro. Zwolnienie obejmuje przychody kierowcy z umowy o pracę oraz z umowy zlecenia, jeśli wykonuje na jej podstawie międzynarodowe przewozy drogowe.
Przed sierpniem 2023 roku zasady były inne. Ulga w ZUS odpowiadała kwocie diety dla danego kraju, np. około 49 euro dla Niemiec czy 50 euro dla Francji, a podstawę podatku obniżano o 30% tej kwoty.
Kontrola ZUS i korekty list płac
ZUS mocno kontroluje firmy transportowe. Jeśli firma ma w PKD transport, a podstawa składek kierowców wynosi np. 4666 zł czy 5000 zł brutto, prędzej czy później powinna spodziewać się kontroli.
Gdyby kontrola wymusiła korektę list płac od lutego 2022 roku, trzeba pamiętać, że wirtualne diety liczy się według dwóch różnych zasad: innych do lipca 2023 roku i innych od sierpnia 2023 roku.
Podsumowanie
Ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić dla każdego kierowcy, z uwzględnieniem danych z kart i tachografów, i przechowywać ją przez 10 lat. Ryczałty nie zwalniają z tego obowiązku w praktyce, bo bez ewidencji nie da się ich prawidłowo rozliczyć.
W transporcie międzynarodowym kabotaż i cross-trade wymagają zgłoszeń kierowców i rozliczania płacy zagranicznej, a przewozy dwustronne – nie. Wirtualne diety nie są wypłacane kierowcom. To ulga 60 euro dziennie w ZUS i 20 euro dziennie w podatku, liczona proporcjonalnie do czasu pobytu za granicą.
Program 4Trans pozwala prowadzić ewidencję na podstawie danych z tachografów i liczyć wirtualne diety dobami kalendarzowymi, a Płaca Zagraniczna ułatwia rozliczenie wynagrodzenia przy kabotażu i cross-trade. O tym, jakie błędy najczęściej pojawiają się w samej ewidencji, przeczytasz we wpisie Ewidencja czasu pracy kierowców. Jakie błędy najłatwiej przeoczyć podczas rozliczania?
