Decyzja o samodzielnym rozliczaniu kierowców zwykle zaczyna się od pytania o koszt. Żeby łatwo porównać program z usługą firmy zewnętrznej, ceny 4Trans warto przeliczyć na koszt miesięczny i koszt na jednego kierowcę.
Wpis przedstawia orientacyjne koszty programu 4Trans według stanu na 20 maja 2025 roku, w dwóch wariantach: dla transportu krajowego, bilateralnego i na potrzeby własne oraz dla pełnego transportu międzynarodowego. Ceny mogły się od tego czasu zmienić, a konkretna kwota zależy od indywidualnych ustaleń.
Jak licencjonowany jest program 4Trans?
Licencja 4Trans zależy od liczby samochodów, a nie kierowców. Liczba kierowców jest nieograniczona. Dostępne są wersje do 5, 10, 15, 20, 50 i 100 samochodów oraz wersja bez limitu.
Ma to znaczenie przy załogach dwuosobowych. W wersji do 10 samochodów może pracować np. 20 kierowców. Koszt miesięczny programu się nie zmienia, ale koszt w przeliczeniu na kierowcę spada wtedy o połowę.
Podane niżej ceny obejmują wszystkie moduły danego wariantu i są cenami końcowymi. Dodatkowy koszt pojawia się przy rozbudowie floty ponad limit wersji – np. przy zakupie 21. samochodu trzeba przejść z wersji do 20 samochodów na wersję do 50. To koszt jednorazowy, po którym dochodzą jedynie aktualizacje.
Koszt 4Trans dla transportu krajowego, bilateralnego i na potrzeby własne
Ten wariant obejmuje moduły TachoScan, Rozliczenia i Manipulacje. Przez pierwsze 12 miesięcy płaci się ratę za zakup licencji, która po spłacie staje się licencją dożywotnią. Później, jeśli firma wykupi aktualizację, płaci już tylko za utrzymanie programu ze wsparciem merytorycznym i technicznym.
Kwoty zakładają jednego kierowcę na jeden samochód:
| Wersja | Pierwsze 12 miesięcy – na kierowcę miesięcznie | Po 12 miesiącach – miesięcznie | Po 12 miesiącach – na kierowcę |
|---|---|---|---|
| do 5 samochodów | ok. 117–138 zł | ok. 200 zł | ok. 40 zł |
| do 10 samochodów | ok. 83–97 zł | ok. 283 zł | ok. 28 zł |
| do 20 samochodów | – | ok. 367 zł | ok. 18 zł |
| do 50 samochodów | ok. 25–29 zł | ok. 433 zł | ok. 8,67 zł |
Przy wersji do 5 samochodów miesięczna rata w pierwszym roku wynosi od ok. 586 do ok. 689 zł. Rozpiętość cen wynika z indywidualnych negocjacji – dokładną kwotę ustala się na spotkaniu z doradcą. Koszt dla wersji do 20 samochodów w pierwszym roku nie został podany.
Koszt 4Trans dla transportu międzynarodowego
Wariant dla pełnego transportu międzynarodowego, czyli z kabotażem i cross-trade, obejmuje dodatkowo moduł Płaca Zagraniczna. Miesięczna rata w pierwszych 12 miesiącach wynosi od ok. 777 zł przy wersji do 5 samochodów do ok. 1900 zł przy wersji do 50 samochodów.
| Wersja | Pierwsze 12 miesięcy – na kierowcę miesięcznie | Po 12 miesiącach – na kierowcę |
|---|---|---|
| do 5 samochodów | ok. 160–190 zł | ok. 53 zł |
| do 10 samochodów | – | ok. 37 zł |
| do 20 samochodów | – | ok. 24 zł |
| do 50 samochodów | ok. 35–41 zł | ok. 11–12 zł |
Tu również koszt po pierwszym roku dotyczy sytuacji, w której firma wykupuje aktualizację. Koszty w pierwszym roku dla wersji do 10 i 20 samochodów nie zostały podane wprost.
Jak samodzielna praca w tym wariancie wygląda w praktyce, pokazuje wpis Rozliczanie kierowcy w transporcie międzynarodowym w 4Trans. Jak rozliczyć płacę zagraniczną krok po kroku?
Raty czy płatność jednorazowa?
Licencję można kupić na dwa sposoby:
- w 12 ratach – jedna faktura z dwunastoma terminami płatności; ceny w tabelach dotyczą właśnie tego wariantu,
- jednorazowo – jedna faktura z jednym terminem płatności i nieco większymi rabatami. W przeliczeniu na miesiąc i kierowcę koszt jest wtedy jeszcze niższy.
Czy aktualizacja jest obowiązkowa?
Aktualizacja po pierwszym roku nie jest obowiązkowa, bo licencja jest dożywotnia. Warto ją jednak wykupić. W jej ramach można zadzwonić z wątpliwością, a konsultant może połączyć się zdalnie i pomóc. Krótkie konsultacje trwające kilka minut nie są dodatkowo fakturowane.
Ile kosztuje wdrożenie programu?
Wdrożenie i szkolenie nie są wliczone w cenę licencji i są płatne osobno – może to być np. 2000–2700 zł jednorazowo.
To jednorazowy wydatek, ale w praktyce szybko się zwraca. Dobre wdrożenie i szkolenie podnoszą jakość pracy osoby rozliczającej kierowców, a to przekłada się na mniejszą liczbę naruszeń i spokojniejsze kontrole – zarówno polskie, jak i zagraniczne. Szkolenie z programu można połączyć ze szkoleniem z czasu pracy kierowców dla spedytorów, np. z planowania odpoczynków tygodniowych, albo ze szkoleniem dla kierowców.
Ponowne szkolenie bywa potrzebne przy zmianie osoby obsługującej program. Nie zawsze jednak – czasem firma zatrudnia kogoś, kto zna już 4Trans.
Sam TachoScan przy usłudze zewnętrznej
Firmy, które rozliczają kierowców przez firmę zewnętrzną, mogą rozważyć zakup samego modułu TachoScan. Pozwala on samodzielnie planować pracę kierowców i analizować naruszenia oraz odpoczynki tygodniowe, niezależnie od zewnętrznych rozliczeń. Koszt jest wtedy jeszcze niższy niż w wariantach opisanych wyżej.
Podsumowanie
Koszt 4Trans najlepiej oceniać w przeliczeniu na kierowcę i w dłuższym okresie. W pierwszym roku płaci się ratę za licencję, a w kolejnych latach – jeśli firma wykupi aktualizację – kilkanaście do kilkudziesięciu złotych miesięcznie na kierowcę, a przy większych flotach nawet mniej. Im więcej kierowców, tym niższy koszt jednostkowy, zwłaszcza przy załogach dwuosobowych.
Przy pięciu kierowcach koszt programu może być zbliżony do kosztu usługi zewnętrznej, ale nawet wtedy własne narzędzie daje pełną kontrolę nad danymi i rozwija kompetencje w firmie. Więcej o tych korzyściach przeczytasz we wpisie Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców. Ile to trwa i kiedy się opłaca?, a o pracy w programie – we wpisie Rozliczanie kierowcy w transporcie krajowym w 4Trans. Jak to wygląda krok po kroku?
Dokładną cenę dla konkretnej floty ustala się indywidualnie, a przed zakupem można umówić się na bezpłatny test programu połączony z krótkim, godzinnym lub dwugodzinnym wdrożeniem.
