Firmy wykonujące kabotaż i przewozy cross-trade muszą rozliczać kierowcom płacę zagraniczną. To więcej pracy niż w transporcie krajowym, ale przy dobrze ustawionym programie proces wciąż sprowadza się do kilku kroków.

Wpis pokazuje, jak rozliczyć kierowcę w pełnym transporcie międzynarodowym w programie 4Trans z modułami TachoScan, Rozliczenia, Płaca Zagraniczna i Manipulacje. W porównaniu z wariantem dla transportu krajowego moduł Płaca Zagraniczna dodaje:

  • rozliczanie płac zagranicznych zgodnie z dyrektywą o delegowaniu,
  • obsługę ulg w delegowaniu, czyli ulg w ZUS i w podatku dochodowym,
  • raporty zgodne z wymaganiami służb kontrolnych, w tym ewidencję czasu pracy za granicą.

Ta wersja obejmuje również przewozy krajowe i bilateralne. Jeśli jednak firma wykonuje kabotaż lub cross-trade, potrzebuje pełnej wersji z modułem Płaca Zagraniczna.

Pierwsze kroki wyglądają tak samo jak w transporcie krajowym

Początek pracy jest identyczny jak przy kierowcy krajowym: wczytanie danych z karty i tachografu, sprawdzenie kalendarza ciągłości danych, naniesienie nieobecności i analiza naruszeń. Te kroki opisuje szczegółowo wpis Rozliczanie kierowcy w transporcie krajowym w 4Trans. Jak to wygląda krok po kroku?

Nieobecności, takie jak zwolnienie lekarskie czy urlop wypoczynkowy, nanosi się w kalendarzu, zaznaczając dni, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając „Zmień typ dnia”.

Przy analizie naruszeń program podaje też kwotę kary z taryfikatora. W omawianym przykładzie kierowca miał w całym miesiącu jedno naruszenie: jechał bez przerwy 4 godziny 32 minuty zamiast 4 godzin 30 minut, co oznacza dla przedsiębiorstwa karę 100 zł. W takiej sytuacji warto zapytać kierowcę, czy zrobił wydruk z tachografu na najbliższym możliwym postoju po naruszeniu. To właśnie taki wydruk pozwala obronić się np. podczas kontroli w przedsiębiorstwie.

Czy trzeba wprowadzać załadunki i rozładunki?

Przed wyliczeniem ewidencji w transporcie międzynarodowym można wprowadzić załadunki i rozładunki. Dzięki nim program przy wyliczaniu ewidencji sam zaznacza i dzieli odcinki podlegające delegowaniu, a te, które nie powinny być liczone, usuwa.

Ten krok można jednak pominąć – pod warunkiem że wynagrodzenie faktycznie wypłacane kierowcy i tak przekracza kwotę, która wyszłaby, gdyby wszystkie odcinki zagraniczne oznaczyć jako kabotaż i cross-trade.

Załadunki i rozładunki wprowadza się ręcznie (przyciskiem „+”) albo importuje z pliku Excel. Program udostępnia wzór takiego pliku. Zawiera on:

  • numer służbowy kierowcy – cyfry, inicjały lub imię i nazwisko, byle takie same jak w 4Trans,
  • datę i godzinę rozpoczęcia załadunku,
  • datę i godzinę rozpoczęcia rozładunku,
  • oznaczenie, czy dana pozycja jest załadunkiem, czy rozładunkiem,
  • numer ładunku lub zlecenia, który pozwala programowi powiązać rozładunki z właściwym załadunkiem.

Jeden załadunek może mieć kilka rozładunków – program obsługuje różne kombinacje. Załadunki można też importować z systemów TMS, np. Marco TMS czy FireTMS.

Wyliczenie ewidencji czasu pracy

Przed wyliczeniem ewidencji warto rzucić okiem na zestawienie wjazdów i wyjazdów. Pozwala ono sprawdzić, czy program ma wszystkie odcinki zagraniczne i czy podlegają one delegowaniu. Jeśli 4Trans jest ustawiony tak, aby przy wczytywaniu karty kierowcy pobierać przejścia graniczne, odcinki zagraniczne są już na miejscu.

Samo wyliczenie to kliknięcie „Wylicz”. Program pobiera dane z karty kierowcy i stosuje algorytmy zgodne z ustawieniami wprowadzonymi podczas wdrożenia. Gdy osoba rozliczająca nabierze wprawy, może skorzystać z wyliczenia zbiorczego: zaznacza np. 40 kierowców, klika „Wylicz” i po chwili ma rozliczoną całą flotę.

Warto pamiętać o kolejności. Jeśli program ma włączoną opcję „Dostosuj wymiar w dniach pustych”, dzień bez aktywności może otrzymać plan zero. Urlop na taki dzień należy więc wprowadzić przed wyliczeniem ewidencji, a nie po nim – wtedy dzień nie zostanie wyzerowany w planie.

Raporty dla kierowcy międzynarodowego

Po wyliczeniu ewidencji w transporcie międzynarodowym przydają się trzy raporty:

  • Miesięczna karta pracy pracownika – ewidencja czasu pracy z przeliczeniem na złotówki.
  • Ewidencja czasu pracy za granicą – raport, który pokazuje się podczas kontroli płacy zagranicznej (tzw. kontroli IMI). Każdy kraj jest rozpisany osobno, a raport jest dostępny po polsku i po angielsku, co ułatwia kontrole za granicą.
  • Wykaz składników wynagrodzenia – zestawienie wszystkich składników, w tym ulg w delegowaniu.

W omawianym przykładzie, bez wprowadzania oczekiwanego wynagrodzenia netto i przy oznaczeniu wszystkich odcinków zagranicznych jako kabotaż i cross-trade, wynagrodzenie kierowcy wyniosło 8071 zł brutto, czyli 6936 zł na rękę.

Płace zagraniczne w poszczególnych krajach

Osobom, które dopiero uczą się płacy zagranicznej, warto polecić zakładkę „Płaca zagraniczna / premie” w ewidencji. Pokazuje ona, jak program wyliczył płacę w każdym kraju – w przykładzie były to Austria, Belgia, Czechy, Francja, Holandia, Niemcy i Włochy.

Widać tam szczegóły, które łatwo przeoczyć. Przy płacy austriackiej program uwzględnia np. dodatek urlopowo-bożonarodzeniowy, naliczany także w kwietniu. Nie wszystkie programy go uwzględniają, a austriackie służby – jak pokazuje praktyka – sprawdzają ten składnik. Płaca belgijska to z kolei stawka godzinowa (w przykładzie ok. 15,30–15,50 euro), a czeska jest wyliczana w koronach.

Podsumowanie

Rozliczenie kierowcy w pełnym transporcie międzynarodowym w 4Trans zaczyna się tak samo jak w transporcie krajowym. Różnice to załadunki i rozładunki (które w niektórych sytuacjach można pominąć), wyliczenie ewidencji z odcinkami zagranicznymi oraz raporty dla zagranicznych służb kontrolnych.

Moduł Płaca Zagraniczna wylicza płacę według przepisów poszczególnych krajów, łącznie ze składnikami, które łatwo przeoczyć, i przygotowuje dwujęzyczną ewidencję czasu pracy za granicą. Kiedy płacę zagraniczną trzeba rozliczać, a kiedy nie, wyjaśnia wpis Ewidencja czasu pracy kierowców i wirtualne diety. Co musi wiedzieć firma transportowa?