Rok 2026 przyniósł wyższą płacę minimalną i wyższe przeciętne prognozowane wynagrodzenie. Obie kwoty bezpośrednio wpływają na to, jak liczyć wynagrodzenie kierowcy, dodatki i podstawę składek.
Wpis wyjaśnia, czy dyżur nadal może uzupełniać płacę minimalną, od jakiej kwoty płacić ZUS w transporcie międzynarodowym i kiedy ryczałty za nadgodziny oraz porę nocną mają sens. Pokazuje też, jak uniknąć sytuacji, w której na koniec okresu rozliczeniowego kierowcy należy się nagle dużo więcej, niż zakładano.
Płaca minimalna 2026 i stawka zaszeregowania kierowcy
W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę na umowie o pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa – 31,40 zł brutto. W 2025 roku było to odpowiednio 4666 zł i 30,50 zł. W ciągu roku stawki nie będą się już zmieniać – inaczej niż dwa lata temu, gdy obowiązywały dwie różne kwoty w pierwszym i drugim półroczu.
Czy dyżur nadal może być częścią wynagrodzenia minimalnego?
Tak. W 2026 roku nie zmieniła się ani ustawa o minimalnym wynagrodzeniu, ani ustawa o czasie pracy kierowców. Dyżur nadal może więc stanowić część wynagrodzenia minimalnego.
Oznacza to, że stawka zaszeregowania nie musi być równa płacy minimalnej. Może wynosić np. 3500, 4000 czy 4200 zł – w zależności od kalkulacji – a resztę do kwoty minimalnej uzupełnia wynagrodzenie za dyżur.
Sztucznie niska stawka zaszeregowania może zwrócić uwagę PIP
Część firm uzupełnia płacę minimalną nie tylko dyżurem, ale też np. zaliczką lub premią za pracę za granicą. Takie rozwiązanie ma niewielki sens, chyba że jedynym celem jest maksymalne obniżenie stawki zaszeregowania.
Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy potrafią to weryfikować. Sprawdzają, czy składniki zapisane w umowie o pracę nie służą wyłącznie temu, by sztucznie zaniżyć stawkę zasadniczą. Zdarzały się firmy, w których stawka zaszeregowania wynosiła 1 zł miesięcznie, a resztę do płacy minimalnej stanowiły dyżur i premie.
Dlaczego ma to znaczenie? Od stawki zaszeregowania liczy się m.in. wynagrodzenie za dyżur i dodatki za godziny nadliczbowe. Jej zaniżanie obniża więc te składniki, co inspektor może zakwestionować.
Przeciętne prognozowane wynagrodzenie 2026 a podstawa ZUS kierowcy
Przeciętne prognozowane wynagrodzenie na 2026 rok wynosi 9420 zł, wobec 8673 zł w 2025 roku. W transporcie międzynarodowym dla większości firm jest to punkt odniesienia dla podstawy składek na ubezpieczenia społeczne.
Nie oznacza to jednak, że ZUS trzeba zawsze płacić od 9420 zł. Jeśli wynagrodzenie kierowcy z różnych przyczyn jest niższe – np. kierowca został zatrudniony w połowie miesiąca i wyszło mu 7430 zł brutto – składki płaci się od faktycznej kwoty. Podstawy nie podnosi się sztucznie do 9420 zł.
Kwota 9420 zł ma znaczenie wtedy, gdy wynagrodzenie brutto jest od niej wyraźnie wyższe. Wtedy obowiązkowo stosuje się tzw. wirtualne diety, czyli mechanizm obniżenia podstawy składek i podatku. Podstawa nie może jednak spaść poniżej 9420 zł.
Zapowiadana zmiana ustawy o czasie pracy kierowców, która miała obniżyć ten limit do poziomu płacy minimalnej, nie weszła w życie. Nic nie wskazuje na to, by miało się to szybko zmienić.
Ryczałt za nadgodziny i porę nocną – co mówią przepisy?
Kodeks pracy przewiduje dwa ryczałty dla pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, a więc także dla kierowców. Nie ma w nim natomiast pojęcia ryczałtu za dyżur. W praktyce stosuje się wynagrodzenie za dyżur lub zaliczkę na jego poczet, które pełnią podobną funkcję. Doświadczenia z kontroli pokazują, że nie budzi to zastrzeżeń.
| Ryczałt za godziny nadliczbowe | Ryczałt za porę nocną | |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy | art. 151⁸ § 2 Kodeksu pracy |
| Co zastępuje | wynagrodzenie wraz z dodatkiem 50% lub 100% | dodatek 20% stawki godzinowej z płacy minimalnej za każdą godzinę w porze nocnej |
| Wysokość według przepisu | „powinna odpowiadać” przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach | „odpowiada” przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej |
Dodatek nocny liczy się od płacy minimalnej, a nie od stawki zaszeregowania. W 2026 roku jest więc wyższy niż w 2025 roku.
Różnica w brzmieniu przepisów ma znaczenie. Przy nadgodzinach ustawodawca użył słowa „powinna”, które zostawia pewną swobodę. Przy porze nocnej napisał wprost „odpowiada”. W obu przypadkach kwota ryczałtu powinna jednak wynikać z kalkulacji przewidywanych godzin, a nie być wpisana „na oko”. Ryczałt za nadgodziny w wysokości np. 50 zł prawdopodobnie nie pokryje nawet jednej nadgodziny.
Większość kontroli PIP nie dotyka tego tematu, ale zdarzały się przypadki, w których inspektor pytał wprost: z czego wynika ryczałt 100 zł za nadgodziny i 50 zł za porę nocną? Firma musiała wtedy przedstawić kalkulację. Takie pytania mogą paść także dziś.
Kiedy ryczałt ma sens, a kiedy lepiej rozliczać stan faktyczny?
Ryczałty nie są obowiązkowe. Jeśli firma potrafi przed sporządzeniem listy płac wyliczyć rzeczywistą ewidencję czasu pracy – z wymiarem na każdy dzień, godzinami pracy, jazdy i dyżuru oraz faktycznymi nadgodzinami – ryczałt nie ma większego sensu.
Tak jest najczęściej w trzech sytuacjach:
- transport krajowy, gdy kierowcy wracają do domu codziennie lub co tydzień,
- transport na potrzeby własne, np. w firmach produkcyjnych, które często odczytują karty kierowców,
- transport międzynarodowy ze zdalnym odczytem kart i tachografów – dane do rozliczenia są dostępne na początku każdego miesiąca, niezależnie od tego, czy kierowca jest w Anglii, we Francji czy w Polsce.
Pytanie o sens ryczałtu dotyczy też kierowców, którzy pracują np. od 7:00 do 15:00 i rzadko mają nadgodziny. Wtedy prościej rozliczać stan faktyczny.
Część firm stosuje ryczałty z przyzwyczajenia. Bywają też uzasadnione – np. dla grupy kierowców, od których trudno pobrać dane z kart na początku miesiąca, bo pracują jako tzw. skoczkowie albo są na urlopach. Jak uniknąć typowych pomyłek w samej ewidencji, opisuje wpis Ewidencja czasu pracy kierowców. Jakie błędy najłatwiej przeoczyć podczas rozliczania?
Ryczałt trzeba rozliczyć w okresie rozliczeniowym
Ryczałt nie zamyka sprawy. Jeśli w umowie o pracę wpisano np. ryczałt za nadgodziny w wysokości 50 zł, nie oznacza to, że tyle wystarczy wypłacić. Ryczałt trzeba rozliczyć w okresie rozliczeniowym: przy okresie jednomiesięcznym – co miesiąc, przy trzymiesięcznym – po jego zakończeniu.
Problem przerzucanych nadgodzin w okresie trzymiesięcznym
Przy okresie trzymiesięcznym programy – zwłaszcza w firmach zewnętrznych – często są ustawione tak, że nadgodziny przechodzą do oddania na kolejne miesiące. Prowadzi to do kumulacji, którą dobrze widać na przykładzie okresu styczeń-marzec 2026:
- Styczeń. Kierowca ma np. 20 nadgodzin. Program przenosi je do oddania w lutym. Kierowca dostaje wynagrodzenie za rzeczywiste godziny pracy, ale bez dodatków. Ustalone 8000 zł na rękę trzeba nawet uzupełnić nagrodą lub premią.
- Luty. Nie udaje się oddać wszystkich nadgodzin ze stycznia ani z lutego. Łącznie jest ich już ponad 40 i znów przechodzą na kolejny miesiąc.
- Marzec. Okres się zamyka, a do tego dochodzą rozliczenie ryczałtów i godziny w krajach o wysokich stawkach, takich jak Norwegia, Dania czy Szwecja. Z ewidencji wychodzi, że kierowcy należy się nie 8000 zł, lecz ok. 9300 zł na rękę.
Biuro rachunkowe staje wtedy przed trudnym pytaniem. Właściciel firmy ustalił, że kierowca ma zarobić 8000 zł, a ewidencja pokazuje ponad tysiąc złotych więcej. Co zrobić z nadwyżką?
Rozwiązanie: miesięczne rozliczanie ryczałtów z wyrównaniem w 4Trans
W transporcie międzynarodowym, przy rozliczaniu płacy zagranicznej w ramach Pakietu Mobilności, często korzystniej jest działać inaczej. Mimo trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego program można ustawić tak, aby ryczałty były rozliczane miesiąc w miesiąc, a ewidencja dodatkowo wykazywała wyrównanie do ryczałtów. Takie ustawienie jest dostępne m.in. w programie 4Trans.
To podejście daje kilka korzyści:
- powiększa pulę polskiego wynagrodzenia i polską stawkę godzinową,
- zmniejsza kwotę wyrównania do płacy zagranicznej,
- rozkłada nadgodziny równomiernie na kolejne miesiące.
Dzięki temu ustalone 8000 zł na rękę da się wypłacać co miesiąc, bez niespodzianki w ostatnim miesiącu okresu. To rozwiązanie przyda się szczególnie firmom, które chcą, aby lista płac uczciwie odzwierciedlała to, co pokazuje ewidencja czasu pracy.
Podsumowanie
W 2026 roku płaca minimalna wynosi 4806 zł, a przeciętne prognozowane wynagrodzenie – 9420 zł. Dyżur nadal może uzupełniać płacę minimalną, ale sztuczne zaniżanie stawki zaszeregowania może zwrócić uwagę PIP. Ryczałty nie są obowiązkowe, a jeśli firma je stosuje, ich wysokość powinna wynikać z kalkulacji i trzeba je rozliczać w okresie rozliczeniowym.
Najprostszą drogą jest rzetelna ewidencja przygotowana przed listą płac. Program 4Trans pozwala ją prowadzić samodzielnie i ustawić miesięczne rozliczanie ryczałtów z wyrównaniem, a Płaca Zagraniczna pomaga rozliczyć wynagrodzenie kierowców według Pakietu Mobilności. Jak wygląda praca w programie krok po kroku, pokazuje wpis 4Trans w praktyce – krok po kroku: ewidencja i analiza czasu pracy kierowców.
