Przy wysokich kosztach przewozów o opłacalności zlecenia decyduje to, czy koszt trasy policzono jeszcze przed jego przyjęciem. Rzetelna kalkulacja pokazuje, czy dany ładunek przyniesie zysk, czy stratę. Jest też mocnym argumentem do renegocjacji stałych stawek. To szczególnie ważne przy relacjach wycenionych dawno temu. Część stawek ustalano przed podwyżkami opłat drogowych albo bez uwzględnienia wyższych płac kierowców i rosnących kosztów eksploatacji. Poniżej opisano, jak w fireTMS przygotować pojazdy, ustawienia tras i koszt kilometra, żeby system liczył koszt przejazdu automatycznie przy każdym zleceniu.

Szablony charakterystyk. Parametry pojazdów, które wpływają na trasę i opłaty

Pierwszy krok to opisanie floty, bo od parametrów pojazdu zależą zarówno przebieg trasy, jak i wysokość opłat drogowych. W fireTMS służą do tego szablony charakterystyk: Pojazdy → Pojazdy → Szablony charakterystyk.

Są dwa sposoby pracy z szablonami:

  • osobne szablony dla ciągnika i naczepy, gdy chcesz opisać każdy element zestawu oddzielnie,
  • jeden szablon dla pełnego zestawu, gdy parametry ciągników i naczep w firmie się nie różnią. Wartości wpisuje się wtedy dla całego zestawu, np. „ciągnik + naczepa”.

Co uzupełnić w szablonie?

W szablonie wybiera się rodzaj pojazdu, np. ciągnik siodłowy, oraz klasę emisji i klasę emisji CO2. Te dwie klasy bezpośrednio wpływają na koszty drogowe. Jeśli pojazdy w firmie różnią się pod tym względem, trzeba utworzyć kilka szablonów. Następnie uzupełnia się parametry techniczne. Przy szablonie dla pełnego zestawu dotyczą one całego zestawu:

  • wymiary, w tym wysokość, aby system nie poprowadził trasy pod wiaduktem, pod którym pojazd nie przejedzie,
  • masa – przy pełnym zestawie wpisuje się masę całkowitą,
  • liczba osi, np. 5.

Gotowy szablon przypisuje się do wszystkich pojazdów albo tylko do tych, których dotyczy.

Wykluczanie krajów tranzytowych i przepraw promowych

Drugi krok to wskazanie, którędy trasa nie może prowadzić. W fireTMS można wykluczyć kraje, przez które firma nie chce jechać tranzytem, oraz przeprawy promowe. Są na to dwa sposoby:

  • ręcznie w zleceniu – dla pojedynczego przewozu,
  • globalnie w konfiguracji – Konfiguracja → Konfiguracja systemu → Obsługa zleceń → Wyznaczanie trasy. Tu zaznacza się unikanie promów i wybiera kraje do ominięcia.

Ustawienie globalne działa na stałe. Jeśli wykluczysz np. Szwajcarię, żadna trasa proponowana przez system nie poprowadzi przez ten kraj, bez potrzeby pamiętania o tym przy każdym zleceniu.

Szacowany koszt kilometra. Co powinien obejmować?

Trzeci krok to przypisanie pojazdom szacowanego kosztu przejechania jednego kilometra. Robi się to w edycji pojazdu: Pojazdy → Pojazdy → pole Szacowany koszt/km.

Ta kwota nie obejmuje opłat drogowych, bo system liczy je osobno na podstawie mapy. Powinna natomiast zawierać wszystkie pozostałe koszty przewozu:

  • eksploatację pojazdu,
  • wynagrodzenia kierowców,
  • paliwo,
  • inne koszty ponoszone przy przewozie.

Przykładowo koszt kilometra można ustawić na 1 euro. To wartość orientacyjna. Jeśli potrzebna jest dokładniejsza wycena, system pozwala rozszerzyć kalkulację w zleceniu, o czym niżej.

Wyznaczanie trasy i kosztów drogowych w zleceniu

Po przygotowaniu pojazdów i ustawień trasę wyznacza się bezpośrednio w zleceniu. Wystarczy utworzyć zlecenie na pojazd własny (np. z ładunków do dyspozycji) i przypisać do niego pojazd. Od razu można wyznaczyć trasę i zobaczyć koszty. Na tym etapie widać jednak tylko koszty samego pojazdu, liczone z kosztu kilometra, bez opłat wyliczonych przez mapę. Pełny obraz daje przycisk Pokaż na mapie. W ustawieniach trasy widać, że system sam zastosował reguły z konfiguracji, czyli unikanie promów i omijanie wskazanych krajów. Parametry pojazdu też uzupełniły się automatycznie, bo pochodzą z przypisanego szablonu charakterystyk. Na tej podstawie system podaje koszt przejechania trasy z podziałem na poszczególne kraje. Uwzględnia przy tym także winiety, wymagane np. w Holandii, Luksemburgu czy Danii.

Rozszerzona kalkulacja. Gdy koszt kilometra to za mało

Szacowany koszt kilometra to wartość przybliżona. Przy dokładniejszej wycenie, np. stawek kontraktowych, kalkulację w oknie mapy można rozszerzyć i podać realne składowe:

  • aktualną cenę paliwa,
  • spalanie,
  • stały dzienny koszt pojazdu, czyli koszt eksploatacji,
  • koszty kierowcy.

Po ponownym przeliczeniu trasy system uwzględni te dane w koszcie całkowitym.

Porównanie wariantów trasy

System proponuje kilka wariantów przejazdu, a dla każdego pokazuje koszt całkowity. Trasę można też ułożyć samodzielnie metodą przeciągnij i upuść. Po przesunięciu trasy na mapie koszt przelicza się od razu. Dzięki temu łatwo sprawdzić, czy własny wariant jest tańszy od propozycji systemu. Może się okazać, że to trasa wyznaczona przez system wychodzi korzystniej.

Od kalkulacji do realnego zysku na zleceniu

Wyliczony koszt trzeba jeszcze przenieść do zlecenia. Niezależnie od tego, czy liczono go z szacowanego kosztu kilometra, czy z rozszerzonej kalkulacji, kwotę kopiuje się z kalkulatora. Następnie w zleceniu klika się Zmień przy kosztach drogowych i wpisuje tę kwotę. Koszt trasy pomniejsza prowizję ze zlecenia. Dzięki temu na liście zleceń (Zlecenia → Wszystkie zlecenia) i w raportach widać, ile firma realnie zarabia na konkretnym pojeździe lub zleceniu. To dane, na których można oprzeć decyzję o przyjęciu ładunku albo rozmowę z klientem o zmianie stawki.

Automatyczne planowanie tras w skrócie

Automatyczna kalkulacja kosztu trasy w fireTMS opiera się na czterech ustawieniach: szablonach charakterystyk pojazdów, regułach wykluczania krajów i promów, szacowanym koszcie kilometra oraz rozszerzonej kalkulacji w zleceniu. Raz skonfigurowane działają przy każdym zleceniu. Spedytor czy dyspozytor nie musi więc ręcznie liczyć opłat drogowych ani pilnować wykluczonych krajów, a firma widzi realny wynik na każdym przewozie.

Zobacz też: