Zlecenie wystawione przewoźnikowi bez aktualnego OCP to ryzyko, że w razie kradzieży lub uszkodzenia towaru nikt nie wypłaci odszkodowania. Do tego dochodzą CMR-ki i faktury zbierane od podwykonawców, rosnące koszty przejazdów oraz rozliczenia w kilku walutach. System TMS może przejąć dużą część tej pracy, pod warunkiem że jest dobrze skonfigurowany.
Poniżej opisano cztery obszary pracy w fireTMS: weryfikację przewoźnika przed zleceniem, portal przewoźnika do wymiany dokumentów, kalkulację kosztów trasy oraz raporty i prowizję w wybranej walucie. Przy każdym znajdziesz ścieżkę w konfiguracji i praktyczne wskazówki.
Weryfikacja przewoźnika po numerze NIP
Przewoźnika najlepiej sprawdzić, zanim trafi do kartoteki i zanim dostanie pierwsze zlecenie. W fireTMS wystarczy do tego numer NIP. W zakładce Kartoteki wybierz listę klientów lub przewoźników i dodaj nowego kontrahenta. Po wklejeniu numeru NIP i kliknięciu wyszukiwania system sprawdza firmę w bazach VIES lub GUS i sam pobiera jej dane. Nie trzeba ich przepisywać ręcznie. Można też zdecydować, która baza jest dominująca, czyli w której system szuka firmy w pierwszej kolejności. Kolejność da się zmienić przy dodawaniu konkretnego kontrahenta albo ustawić na stałe dla całej firmy:
- Konfiguracja → Konfiguracja systemu → Ogólne → sekcja dotycząca wprowadzania kontrahentów,
- przeciągnij bazy w wybranej kolejności, na przykład tak, aby system zawsze zaczynał od VIES, a nie od GUS.
OCP przewoźnika. Jak zablokować zlecenie bez ważnego ubezpieczenia?
Drugi poziom ochrony to kontrola ubezpieczenia OC przewoźnika (OCP). fireTMS może nie dopuścić do wystawienia zlecenia, jeśli polisa przewoźnika nie obejmuje terminu przewozu. Dzięki temu przewoźnik bez aktualnego OCP nie odbierze ładunku, a firma nie zostanie z problemem w razie szkody lub kradzieży.
Funkcja jest domyślnie wyłączona, więc trzeba ją najpierw uruchomić:
- Przejdź do Konfiguracja systemu → Obsługa zleceń → Sprawdzaj ważność ubezpieczenia OCP i zaznacz pierwsze pole wyboru.
- Warto od razu włączyć sekcję dodatkowych dokumentów. Wtedy skan polisy będzie widoczny w karcie przewoźnika.
- W zakładce Przewoźnicy pojawi się nowa sekcja OCP. Uzupełnij w niej rodzaj ubezpieczenia, datę ważności i kwotę.
- Przy OCP międzynarodowym zaznacz kraje, których polisa nie obejmuje przy przewozach kabotażowych.
- Jeśli w konfiguracji wymagasz dokumentu, dodaj skan polisy w sekcji Dane dodatkowe i oznacz go jako typ „ubezpieczenie”.
Od tej chwili system porównuje datę zlecenia z ważnością polisy. Gdy spedytor spróbuje zatwierdzić zlecenie spedycyjne dla przewoźnika, którego OCP nie obejmuje terminu przewozu, system zablokuje zatwierdzenie.
Portal przewoźnika. Dokumenty od podwykonawców bez papierologii
Portal przewoźnika skraca czas poświęcany na zbieranie i przetwarzanie dokumentów po zakończonym zleceniu spedycyjnym. Działa wyłącznie przy zleceniach zewnętrznych, bo jest przeznaczony dla przewoźników realizujących przewozy na zlecenie spedycji.
Jak działa portal?
Cały portal to link umieszczony pod numerem zlecenia. Przewoźnik klika w niego i widzi swoje zlecenie. Może tam załączyć dokumenty związane z jego realizacją: potwierdzenia dostawy, skany CMR, WZ i innych dokumentów transportowych oraz fakturę. Przewoźnik może też wpisać dane faktury, na przykład jej numer. Te informacje trafiają do faktury w przygotowaniu w module księgowym, więc księgowość nie musi ich przepisywać. Jeśli przewoźnik również pracuje w fireTMS, może zapisać zlecenie w swoim systemie. Trafia ono wtedy bezpośrednio do jego ładunków do dyspozycji.
Gdzie spedytor widzi przesłane dokumenty?
Pliki pojawiają się automatycznie w zleceniu, w sekcji Dane dodatkowe → Dokumenty. Faktura jest widoczna w części dotyczącej zlecenia, a CMR, WZ i pozostałe skany w części dotyczącej ładunku. Można je podejrzeć, pobrać lub wysłać e-mailem. Po zakończeniu zlecenia dokumenty są też widoczne przy fakturze w przygotowaniu. O tym, że przewoźnik wgrał dokumenty, informuje dziennik aktywności zlecenia. Można też włączyć automatyczne powiadomienia e-mail o wgraniu skanów, co ułatwia decyzję, kiedy można już fakturować.
Jak włączyć portal przewoźnika?
Portal to funkcja dodatkowa, więc trzeba go aktywować w Konfiguracja → Konfiguracja systemu → Obsługa zleceń → Portal przewoźnika (ikona kartki z długopisem). Dostępne ustawienia to:
- włączenie portalu (bez tego pola funkcja nie działa),
- adres portalu na wydruku zlecenia, czyli link pod numerem zlecenia,
- powiadomienia e-mail po wgraniu dokumentów,
- wymaganie skanu faktury, przydatne, gdy księgowość ma dostawać komplet dokumentów,
- zgoda na edycję kwoty faktury przez przewoźnika.
Ostatnią opcję ze względów bezpieczeństwa lepiej zostawić wyłączoną. Można ją rozważyć przy stałych przewoźnikach, którym firma w pełni ufa.
Planowanie tras i kalkulacja kosztów przejazdu
Prawidłowo policzony koszt trasy pozwala świadomie zdecydować, czy przyjąć zlecenie, i ocenić, czy przyniosło zysk, czy stratę. Może też być argumentem do renegocjacji stałych stawek. Dotyczy to zwłaszcza relacji wycenionych przed podwyżkami opłat drogowych albo bez uwzględnienia wyższych płac kierowców czy rosnących kosztów eksploatacji.
Krok 1. Szablony charakterystyk pojazdów
Pracę z kosztami warto zacząć od opisania floty w Pojazdy → Pojazdy → Szablony charakterystyk. Szablon można przygotować osobno dla ciągnika i naczepy albo, gdy parametry zestawów w firmie się nie różnią, jeden szablon dla pełnego zestawu.
W szablonie podaje się m.in. rodzaj pojazdu (np. ciągnik siodłowy), klasę emisji i klasę emisji CO2. Te dwie ostatnie wartości przekładają się bezpośrednio na opłaty drogowe. Jeśli flota jest pod tym względem zróżnicowana, potrzeba kilku szablonów. Ważne są też wymiary, w tym wysokość. Dzięki nim system nie wyznaczy trasy pod wiaduktem, pod którym zestaw nie przejedzie. Gotowy szablon można przypisać do wszystkich pojazdów albo tylko do wybranych.
Krok 2. Wykluczenie krajów i promów
Kraje, przez które firma nie chce jechać tranzytem, oraz przeprawy promowe można wykluczyć ręcznie w zleceniu albo na stałe w Konfiguracja → Konfiguracja systemu → Obsługa zleceń → Wyznaczanie trasy. Przy ustawieniu globalnym, np. ominięciu Szwajcarii, żadna trasa proponowana przez system nie poprowadzi przez ten kraj.
Krok 3. Szacowany koszt kilometra
W edycji pojazdu (Pojazdy → Pojazdy) można wpisać szacowany koszt kilometra. Ta kwota nie obejmuje opłat drogowych, bo te system liczy osobno na podstawie mapy. Powinna natomiast zawierać pozostałe składowe: eksploatację, wynagrodzenia kierowców, paliwo i inne koszty przewozu.
Krok 4. Koszt trasy w zleceniu
Po dodaniu pojazdu własnego do zlecenia można od razu wyznaczyć trasę i zobaczyć koszty drogowe. Na mapie widać, że trasa uwzględnia ustawienia z konfiguracji, a parametry pojazdu uzupełniły się z szablonu. Koszty są rozbite na poszczególne kraje i obejmują także winiety, na przykład w Holandii, Luksemburgu czy Danii.
Jeśli szacowany koszt kilometra jest zbyt ogólny, np. przy wycenie stawek kontraktowych, kalkulację można rozszerzyć. Wpisuje się wtedy aktualną cenę paliwa, spalanie, stały dzienny koszt pojazdu i koszty kierowcy, a następnie przelicza trasę ponownie. System proponuje kilka wariantów trasy, a własny można ułożyć metodą przeciągnij i upuść. Każdy wariant pokazuje koszt całkowity, więc łatwo porównać trasę ręczną z propozycją systemu.
Wyliczoną kwotę kopiuje się do kosztów drogowych zlecenia. Pomniejsza ona prowizję, dzięki czemu na liście zleceń i w raportach widać, ile firma realnie zarabia na danym pojeździe lub zleceniu.
Raporty i prowizja w wybranej walucie
Firmy działające międzynarodowo potrzebują raportów w walucie, w której faktycznie rozliczają wyniki. W fireTMS odpowiada za to ustawienie Wyliczaj prowizję w. Działa ono zarówno na liście zleceń, jak i w księgowości.
Lista zleceń jako narzędzie raportowe
Lista zleceń to dobre miejsce do budowania raportów, bo oferuje więcej filtrów niż zakładka Raporty. Na dole listy widać podsumowania kolumn: przychód, koszt, wydatki i prowizja. Ustawienie Wyliczaj prowizję w decyduje, w jakiej walucie są pokazywane.
Do wyboru są dwie opcje:
| Opcja | Jak wyglądają podsumowania | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Waluta ładunku | Sumy osobno dla każdej waluty, w której przyjęto fracht | Gdy chcesz widzieć wyniki w euro, koronach czy funtach oddzielnie |
| Waluta macierzysta oddziału | Wszystkie kwoty przeliczone na jedną główną walutę, ustalaną zwykle przy zakładaniu konta (np. PLN) | Gdy potrzebujesz jednego, łącznego wyniku |
Powiązanie z księgowością
Po zakończeniu zlecenia system automatycznie tworzy dla klienta sprzedażową fakturę w przygotowaniu, czyli jej wstępną wersję. Wybrane ustawienie wpływa na preferowaną walutę tej faktury.
Gdzie zmienić ustawienie?
Opcja znajduje się w Konfiguracja systemu → Obsługa zleceń → pole Wyliczaj prowizję w. Zwykle zmieniać ją może tylko użytkownik z rolą administratora.
W tej samej sekcji konfiguruje się przeliczanie kursów walut dla zleceń. To ustawienie ma duży wpływ na wartości na liście zleceń i w raportach, a więc na obraz kosztów operacyjnych, marż i ryzyka walutowego. Przy działalności międzynarodowej warto sprawdzić, czy jest ustawione prawidłowo.
Konfiguracja fireTMS, która chroni marżę i oszczędza czas
Opisane funkcje łączy jedno: działają dopiero po prawidłowym ustawieniu systemu. Weryfikacja przewoźnika w VIES lub GUS i kontrola OCP ograniczają ryzyko, że ładunek odbierze firma bez ważnego ubezpieczenia. Portal przewoźnika przenosi wymianę CMR-ek i faktur do systemu i od razu zasila nimi księgowość. Szablony pojazdów i koszt kilometra pozwalają realnie ocenić rentowność trasy. Ustawienie waluty prowizji i kursów walut porządkuje raporty przy rozliczeniach międzynarodowych.
Zobacz też:
