Spedycja bez ryzyka i papierologii. Jak fireTMS chroni marżę i oszczędza czas?

Nowy przewoźnik, którego dane trzeba przepisać ręcznie. Polisa OCP, która wygasła tydzień przed załadunkiem. CMR-ki i faktury, o które trzeba się upominać mailem. Zlecenie, które na papierze wyglądało dobrze, a po doliczeniu opłat drogowych przyniosło stratę. I wyniki w euro, koronach i złotówkach, których nie da się szybko zsumować.

Każdy z tych problemów kosztuje firmę spedycyjną czas, nerwy albo pieniądze. fireTMS rozwiązuje je w jednym systemie: część kontroli przejmuje automatycznie, a część danych sam pobiera i przekazuje dalej. Zobacz, co możesz zyskać.

Nowy przewoźnik w kartotece w kilka kliknięć, bez przepisywania danych

Problem: dodanie nowego kontrahenta oznacza wyszukiwanie jego danych i przepisywanie ich do systemu. To strata czasu i ryzyko pomyłki, która później wraca w zleceniach i fakturach.

Rozwiązanie w fireTMS: wystarczy wkleić numer NIP. System sam sprawdzi firmę w bazach VIES lub GUS i pobierze jej dane do kartoteki. Możesz też ustalić, w której bazie system ma szukać w pierwszej kolejności, przy pojedynczym kontrahencie albo na stałe dla całej firmy.

Co zyskujesz: przewoźnik jest sprawdzony w oficjalnych bazach, zanim dostanie pierwsze zlecenie, a dane w kartotece nie zależą od ręcznego przepisywania.

Przewoźnik bez ważnego OCP nie dostanie zlecenia

Problem: polisa przewoźnika wygasa, a nikt tego nie zauważa. W razie kradzieży lub uszkodzenia towaru może się okazać, że nikt nie wypłaci odszkodowania, a problem zostaje po stronie spedycji.

Rozwiązanie w fireTMS: w karcie przewoźnika zapisujesz rodzaj ubezpieczenia, datę ważności, kwotę i skan polisy. Przy OCP międzynarodowym zaznaczasz też kraje, których polisa nie obejmuje przy kabotażu. Od tej chwili system sam porównuje termin przewozu z ważnością polisy. Gdy spedytor spróbuje zatwierdzić zlecenie dla przewoźnika bez aktualnego OCP, system zablokuje zatwierdzenie.

Co zyskujesz: kontrola ubezpieczenia nie zależy od pamięci spedytora. Funkcję włącza się raz w konfiguracji systemu, a potem działa przy każdym zleceniu spedycyjnym.

Koniec z pogonią za CMR-kami i fakturami od przewoźników

Problem: po zakończonym zleceniu zaczyna się zbieranie dokumentów. Maile z prośbą o CMR, szukanie załączników, przepisywanie numerów faktur do księgowości. Im więcej podwykonawców, tym więcej tej pracy.

Rozwiązanie w fireTMS: portal przewoźnika. Pod numerem zlecenia na wydruku znajduje się link. Przewoźnik klika w niego, widzi swoje zlecenie i sam wgrywa potwierdzenia dostawy, skany CMR, WZ i fakturę. Może też wpisać dane faktury, które trafiają prosto do faktury w przygotowaniu w module księgowym.

Dokumenty pojawiają się automatycznie w zleceniu: faktura w części dotyczącej zlecenia, CMR i WZ w części dotyczącej ładunku. Można je podejrzeć, pobrać i wysłać mailem. O wgraniu skanów informuje dziennik aktywności zlecenia, a na życzenie także powiadomienie e-mail. Jeśli przewoźnik też pracuje w fireTMS, zapisze zlecenie bezpośrednio w swoim systemie.

Co zyskujesz:

• mniej maili i telefonów do przewoźników,
• księgowość nie przepisuje danych z faktur,
• od razu wiesz, kiedy masz komplet dokumentów i możesz fakturować,
• możesz wymagać skanu faktury, żeby księgowość zawsze dostawała pełen zestaw.

Kontrola zostaje po Twojej stronie. Przewoźnik może edytować kwotę faktury tylko wtedy, gdy na to pozwolisz. Tę opcję warto zostawić wyłączoną albo włączać tylko dla stałych, zaufanych partnerów.

Wiesz, czy zlecenie się opłaca, zanim je przyjmiesz

Problem: stawka wygląda dobrze, dopóki nie doliczy się opłat drogowych, winiet, paliwa i kosztów kierowcy. Wiele stałych stawek ustalono, zanim wzrosły opłaty drogowe, płace kierowców i koszty eksploatacji.

Rozwiązanie w fireTMS: system wyznacza trasę z uwzględnieniem parametrów pojazdu, takich jak klasa emisji i wysokość, omija wykluczone kraje i promy oraz liczy koszty z podziałem na kraje, razem z winietami. Kalkulację można rozszerzyć o cenę paliwa, spalanie, koszt dzienny pojazdu i kierowcy, a potem porównać kilka wariantów trasy.

Co zyskujesz: koszt trasy trafia do zlecenia i pomniejsza prowizję, więc w raportach widać realny zarobek na każdym zleceniu i pojeździe. To konkretny argument w rozmowie z klientem o renegocjacji stawki.

Szczegóły krok po kroku znajdziesz w artykule Koszt trasy ciężarówki. Jak zautomatyzować planowanie tras i kalkulację kosztów w fireTMS?

Wyniki w euro, koronach i złotówkach w jednym, czytelnym raporcie

Problem: frachty przyjmowane w kilku walutach utrudniają odpowiedź na proste pytanie: ile firma zarobiła? Ręczne przeliczanie i sumowanie zabiera czas i łatwo o błąd.

Rozwiązanie w fireTMS: jedno ustawienie, Wyliczaj prowizję w, decyduje, jak system pokazuje przychód, koszt, wydatki i prowizję na liście zleceń. Masz dwie opcje:

• waluta ładunku – osobne sumy dla każdej waluty, gdy chcesz widzieć wyniki w euro, koronach czy funtach oddzielnie,
• waluta macierzysta oddziału – wszystko przeliczone na jedną walutę, np. PLN, gdy potrzebujesz jednego łącznego wyniku.

To samo ustawienie wpływa na preferowaną walutę faktury sprzedażowej, którą system tworzy automatycznie po zakończeniu zlecenia. W tym samym miejscu konfiguruje się przeliczanie kursów walut.

Co zyskujesz: wynik firmy w walucie, w której go rozliczasz, bez arkuszy i ręcznych przeliczeń. Lista zleceń oferuje przy tym więcej filtrów niż zakładka Raporty, więc szybko zbudujesz zestawienie dokładnie pod swoje potrzeby. Masz też lepszy obraz kosztów operacyjnych, marż i ryzyka walutowego.

Mniej ryzyka, mniej papierów, więcej kontroli nad marżą

fireTMS przejmuje te zadania, które w spedycji najczęściej kosztują czas i pieniądze:

Wszystkie te funkcje działają po jednorazowym ustawieniu w konfiguracji systemu, a potem pracują przy każdym zleceniu.

Chcesz sprawdzić, jak fireTMS sprawdzi się w Twojej spedycji? Zapytaj o wdrożenie fireTMS

Zobacz też:

• Koszt trasy ciężarówki. Jak zautomatyzować planowanie tras i kalkulację kosztów w fireTMS?
• Jak rozliczać przerwy i odpoczynki w ewidencji czasu pracy kierowców w programie 4Trans?