Program 4Trans to zaawansowane narzędzie wspomagające firmy transportowe w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy kierowców. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany, jego możliwości są ogromne – pod warunkiem, że znamy podstawowe kroki i potrafimy skonfigurować system odpowiednio do naszych potrzeb.

Poniżej znajdziesz kompleksowy poradnik opisujący krok po kroku, co należy zrobić w systemie 4Trans, by skutecznie zarządzać danymi kierowców i prawidłowo rozliczać ich czas pracy.

Krok 1: Import danych z karty kierowcy

Aby rozpocząć pracę z danymi kierowcy, najpierw musisz zaimportować dane z jego karty lub tachografu. To podstawowy krok, bez którego nie przeprowadzisz dalszych analiz.

  • Otwórz zakładkę Import danych.
  • Wybierz źródło danych – karta kierowcy lub tachograf cyfrowy.
  • Wskaż pliki do importu i rozpocznij przetwarzanie.
  • Po imporcie upewnij się, że dane są poprawne – zwróć uwagę na ewentualne błędy podpisów cyfrowych.
  • W razie błędów – np. uszkodzony tachograf – pobierz dane tylko z zakresu bez błędnych dni.

Krok 2: Ustawienia importu odcinków zagranicznych

Po imporcie danych możesz zdecydować, czy system ma automatycznie tworzyć odcinki zagraniczne na podstawie lokalizacji kierowcy.

  • Przejdź do Ustawień > Płaca zagraniczna.
  • Sprawdź, czy masz zaznaczoną opcję: „automatycznie twórz odcinki zagraniczne na podstawie odczytu z karty kierowcy”.
  • Jeśli nie chcesz, by system robił to automatycznie – odznacz tę funkcję.
  • W razie potrzeby usuń wcześniejsze dane i zaimportuj je ponownie bez tej opcji.

Krok 3: Sprawdzenie kalendarza ciągłości danych

Spójność danych to podstawa. Dlatego warto po imporcie sprawdzić, czy wszystkie dni są pokryte kompletnymi informacjami.

  • Wejdź w Raporty > Tachoscan > Kalendarz ciągłości danych.
  • Sprawdź, czy wszystkie dni są pokryte danymi.
  • Zielony kolor = dane z karty kierowcy, czarny = dane z tachografu.
  • W razie braków możesz dodać np. urlopy prawym przyciskiem myszy.

Krok 4: Dodanie umowy o pracę

Ewidencja nie zadziała poprawnie, jeśli kierowca nie ma przypisanej umowy. To krok niezbędny do dalszego rozliczenia czasu pracy.

  • Przejdź do Dane pracownika > Umowy.
  • Dodaj nową umowę:
    • Typ: umowa o pracę
    • System: równoważny lub podstawowy
    • Etat: pełny
    • Stawka: wynagrodzenie zasadnicze + ryczałty (nocne, za nadgodziny, za dyżury)
  • Zapisz dane.

Krok 5: Wyliczenie ewidencji czasu pracy

Po poprawnym imporcie danych i przypisaniu umowy możesz przystąpić do wyliczenia ewidencji czasu pracy.

  • Przejdź do Rozliczenia > Ewidencja czasu pracy.
  • Wybierz kierowcę i okres rozliczeniowy.
  • Kliknij Przelicz – system uwzględni m.in. urlopy, dni wolne, nadgodziny.

Krok 6: Konfiguracja ustawień ewidencji

Ustawienia ewidencji wpływają na sposób rozliczania czasu pracy. Warto je przejrzeć i dostosować do potrzeb firmy.

  • Przejdź do Ustawienia > Ewidencja czasu pracy.
  • Ustaw:
    • Automatyczne wyznaczanie dni pracy
    • Ruchomy dzień wolny (wymaga odpowiedniego zapisu w dokumentacji)
    • Kolejność oddawania wolnego (np. najpierw za soboty, potem nadgodziny)
    • Dostosowywanie planu w dniach pustych
    • Zaokrąglenie planu (zalecane: do 1 minuty)

Krok 7: Import wjazdów i wyjazdów

Aby dokładnie rozliczyć delegacje, warto zaimportować dane o przekroczeniach granic, a także wskazać załadunki i rozładunki.

  • Wejdź do Ewidencja > Wjazdy i wyjazdy.
  • Zaimportuj dane z karty kierowcy.
  • Jeśli chcesz ograniczyć liczbę delegacji:
    • Wprowadź tylko konkretne załadunki i rozładunki.
    • Odznacz opcję: uwzględniaj delegowanie gdy brak załadunku i rozładunku.
    • Kliknij: Oznacz delegowanie według załadunków i rozładunków.

Krok 8: Planowanie dodatkowego dnia wolnego

Jeśli święto przypada w sobotę, należy dodać kierowcy dodatkowy dzień wolny, aby zachować zgodność z przepisami.

  • Otwórz kalendarz pracownika.
  • Kliknij prawym przyciskiem na wybrany dzień > Zaplanuj dzień wolny.
  • System automatycznie zmniejszy wymiar czasu pracy.

Krok 9: Sprawdzenie błędów w aktywnościach

Czasami zdarzają się błędne wpisy aktywności (np. praca przez 22 godziny). Warto to kontrolować przed wygenerowaniem raportów.

  • W ewidencji czasu pracy zwróć uwagę na kolumnę czas płatny.
  • Jeśli wartość przekracza np. 20 godzin – prawdopodobnie jest błąd.
  • Wróć do Analizy naruszeń, popraw czynność, przelicz ponownie ewidencję.

Krok 10: Finalne rozliczenie delegacji

Na koniec warto sprawdzić poprawność rozliczeń zagranicznych i odpowiednio przypisać płace dla tras typu kabotaż lub cross-trade.

  • Wykorzystaj wykres tygodniowy, aby sprawdzić przebieg tras zagranicznych.
  • Upewnij się, które odcinki powinny być liczone jako delegacje.
  • Odpowiednio ustaw system i załadunki, by precyzyjnie wyliczyć dodatki płacowe.

Podsumowanie

Praca z systemem 4Trans wymaga dokładności i znajomości konfiguracji. Prawidłowo ustawiony program pozwala nie tylko uniknąć błędów w rozliczeniach, ale też zoptymalizować koszty pracy kierowców i zachować zgodność z przepisami.

Ten poradnik krok po kroku pomoże Ci zbudować solidny fundament do codziennej pracy z systemem.