Nawet dobrze wyposażona flota generuje niepotrzebne koszty, przestoje i chaos operacyjny, jeśli jej praca nie jest zaplanowana. Dobry harmonogram oszczędza czas i pieniądze, a przede wszystkim pozwala realizować zlecenia na czas i utrzymać zadowolenie klientów. W fireTMS tę rolę pełni harmonogram pojazdów. W jednym widoku zbiera zlecenia, statusy, terminy ubezpieczeń i badań oraz informacje o wolnych pojazdach. Poniżej opisano, co pokazuje, skąd bierze dane i jak go skonfigurować.
Gdzie znaleźć harmonogram pojazdów i dla kogo jest przeznaczony?
Harmonogram otwiera się z zakładki Pojazdy → Harmonogram pojazdów. Jest dostępny w obu widokach fireTMS: przewoźnika i spedytora. Różnią się tylko tym, jakie zestawy transportowe są na nim pokazane:
- firma transportowa z własną flotą widzi swoje pojazdy wewnętrzne,
- firma spedycyjna widzi informacje o flocie kontraktowej.
W dalszej części opisano widok przewoźnika, czyli firmy, która zarządza własnymi pojazdami.
Zestawy transportowe, statusy i grupy pojazdów
Po lewej stronie harmonogramu, w sekcji Pojazdy wewnętrzne, widać skład każdego zestawu transportowego: pojazd, domyślnego kierowcę i naczepy. To, co dokładnie się tu pojawi, zależy od tego, czy firma tworzy zestawy i przypisuje do nich domyślne elementy. Widoczne są też tagi, którymi oznaczono zestaw. Tagi pokazują się również przy zdarzeniach na osi czasu.
Statusy pojazdów z aplikacji kierowcy
Przy zestawach widać ich statusy. Kierowca może je wysyłać przez aplikację mobilną fireTMS Driver. Dzięki temu dyspozytor od razu wie, co dzieje się z pojazdem i na jakim etapie realizacji zlecenia jest. Status można też zmienić ręcznie bezpośrednio na harmonogramie. W ten sam sposób zmienia się ustawienia w danym okresie, np. skład zestawu.
Grupy pojazdów i filtry
W większych firmach pojazdy można podzielić na grupy, którymi zajmują się poszczególni spedytorzy. Spedytor, który ma swoje auta w grupie „flota własna”, może ustawić widok tylko na nie i nie przeglądać pojazdów kolegów.
Harmonogram pozwala też ustawić interesujący zakres dat, np. cały styczeń, oraz filtrować widok po zdarzeniach i tagach. Dzięki temu łatwo skupić się tylko na tym, co jest istotne w danej chwili.
Oś czasu: zlecenia, terminy, postoje i wolne pojazdy
Środkowa część harmonogramu pokazuje przede wszystkim zlecenia, które pojazdy aktualnie realizują. Z poziomu harmonogramu można podejrzeć szczegóły zlecenia, przejść bezpośrednio do niego i dodać własne notatki.
Terminy dotyczące pojazdu i kierowcy w jednym miejscu
Na tej samej osi czasu widać zdarzenia dotyczące wszystkich elementów zestawu transportowego, na przykład:
- pojazd – koniec ubezpieczenia OC,
- kierowca – koniec ważności zezwolenia na pracę lub badań lekarskich.
Dzięki temu terminy, o których łatwo zapomnieć, nie giną w osobnych notesach czy arkuszach.
Postoje i wolne pojazdy
Na harmonogramie można dodawać postoje, żeby od razu widzieć, kiedy pojazd jest dostępny, a kiedy nie. System pokazuje też okresy, w których pojazd jest wolny. Kliknięcie w taki wolny termin pozwala od razu utworzyć nowe zlecenie z wybranym pojazdem, co znacząco przyspiesza planowanie.
Skąd harmonogram bierze dane?
Harmonogramu nie trzeba wypełniać ręcznie. Zlecenia tworzone w fireTMS trafiają na niego automatycznie w trakcie codziennej pracy. Podobnie jest ze zdarzeniami, takimi jak koniec ubezpieczenia czy urlopy. Pobierają się z kartotek pojazdów i kierowców.
Okresowe przeglądy i czynności
W kartotece pojazdu (Pojazdy → Pojazdy) można uzupełnić daty okresowych przeglądów i czynności. Wszystko, co tu wpiszesz, pojawi się na harmonogramie.
Kalendarium z przypomnieniami
Sekcja przeglądów zwykle nie wyczerpuje wszystkiego, o czym właściciel firmy transportowej musi pamiętać. Dlatego w dolnej części kartoteki jest kalendarium. Można w nim dodawać dowolne zdarzenia i ustawić przypomnienie, np. określoną liczbę dni przed końcem terminu. Zdarzenia z kalendarium także są widoczne na harmonogramie.
Wpis z harmonogramu czy z kartoteki?
Zdarzenie można też dodać bezpośrednio na harmonogramie, klikając ikonę kartki papieru. Oba sposoby różnią się dokładnością:
| Gdzie dodajesz zdarzenie | Jak określasz czas trwania |
|---|---|
| Harmonogram (ikona kartki) | Data rozpoczęcia i zakończenia w dniach |
| Kartoteka pojazdu lub kierowcy | Można wskazać konkretną liczbę godzin |
Jeśli zdarzenie trwa krócej niż dzień albo wymaga precyzji, lepiej dodać je z poziomu kartoteki.
Co oznaczają kolory na harmonogramie i jak je zmienić?
Kolory na harmonogramie nie są narzucone z góry. Każda firma ustala je sama w konfiguracji systemu, w podzakładce Harmonogram w menu po lewej stronie. Można tam zdecydować:
- czy wolne pojazdy mają być pokazywane na harmonogramie,
- jakich kolorów używać,
- co poszczególne kolory oznaczają.
Dostęp do tych ustawień mają tylko użytkownicy z odpowiednią rolą.
Co daje harmonogram pojazdów i od czego zależy jego skuteczność?
Największa korzyść to przejrzystość: wszystkie informacje o zestawie transportowym są zebrane w jednym miejscu. Automatyczne przenoszenie zleceń i terminów ogranicza ryzyko pomyłek w planowaniu. Sprawna organizacja pracy floty przekłada się z kolei na terminową realizację zleceń i lepszą obsługę klientów.
Jest jednak jeden warunek. Harmonogram pokaże tylko to, co trafi do systemu. Aby widok był szczegółowy i precyzyjny, kartoteki pojazdów i kierowców muszą być uzupełnione o ubezpieczenia, badania czy dni urlopowe. Wtedy dodatkowe notesy przestają być potrzebne.
Zobacz też:
